在改革開放所帶來(lái)的巨大機(jī)遇面前，通信業(yè)以其空前的速度成為增長(zhǎng)最快的行業(yè)之一，取得了令人矚目的成績(jī)。在高速增長(zhǎng)的同時(shí)，隨著通信改革的深入進(jìn)行，如何降低營(yíng)運(yùn)成本、提高客戶服務(wù)質(zhì)量已經(jīng)成為了企業(yè)生存的命脈。檔案管理作為通信日常工作中重要的組成部分，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理，也是保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力不可或缺的一環(huán)。然而，傳統(tǒng)的紙張管理方式存在著諸如保管困難、查閱不便、空間不足等等諸多管理上的困擾。

1、大量以紙張形式保存的文件，包括新開戶申請(qǐng)表、公司托收表、過(guò)戶申請(qǐng)表、公司帳號(hào)更改申請(qǐng)表及用戶的有效證件等；同時(shí)每天又會(huì)不斷產(chǎn)生大量新的文檔資料。
這些紙張文件傳統(tǒng)采用手工方式進(jìn)行分類、整理、立卷、歸檔、查詢等日常管理，工作強(qiáng)度大，調(diào)閱困難，難以對(duì)公司各層次人員及客戶的查閱作出及時(shí)的響應(yīng)，方法落后，難以與國(guó)際接軌，無(wú)法適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展。
2、檔案庫(kù)房已“紙滿為患”并且隨著文檔數(shù)量的大幅度增加，必須尋找更多的庫(kù)房存儲(chǔ)，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用及管理費(fèi)用亦大幅增加；
3、原始檔案調(diào)閱頻繁，且無(wú)備份，極易發(fā)生原始件的丟失及損壞；對(duì)保障企業(yè)的利益造成隱患；
4、紙張文件在正常情況下很難做到永久保存，并極易受到水災(zāi)、火災(zāi)、蟲鼠叮咬等威脅；因而造成不必要的損失；
5、檔案資料沒有數(shù)字化，不便于信息的共享，不能在現(xiàn)代電子網(wǎng)絡(luò)上傳輸，無(wú)法滿足辦公現(xiàn)代化要求，更不能適應(yīng)“電子商務(wù)時(shí)代”的需要。 　

建議方案

1、在檔案中心配置光陣文件拍攝儀。
2、將需拍攝的文檔集中整理后送到檔案中心。由檔案中心工作人員用光陣文件拍攝儀，將紙張文檔轉(zhuǎn)換為電子影像。
3、經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的紙張檔案，歸檔封存。
4、經(jīng)光陣文件拍攝儀拍攝后的文檔影像按關(guān)鍵字屬性建立索引，以方便以后調(diào)閱；當(dāng)硬盤緩存區(qū)快滿時(shí)，應(yīng)將緩存區(qū)內(nèi)容刻錄到空白光盤，然后儲(chǔ)存在光盤柜中提供網(wǎng)絡(luò)共享。

解決方案效益分析

本方案充分考慮了通信業(yè)現(xiàn)有的文檔的特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)及投資規(guī)模。采用先進(jìn)的光陣文件拍攝儀，具有快速生成文檔影像、調(diào)閱快捷、保存安全等特點(diǎn)。
 
1、低成本：采用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)（平均光盤存放15000頁(yè)文檔）節(jié)省存儲(chǔ)空間，間接降低成本；而且電子影像管理方便可靠，對(duì)比紙張媒體，提供了更優(yōu)的性能價(jià)格比。
2、保護(hù)原件：與傳統(tǒng)的手工翻閱比較，無(wú)紙化的文檔管理可以將對(duì)重要文件的損害降到最低限度，有利于文檔原件的長(zhǎng)久保存。
3、文檔的真實(shí)再現(xiàn)：通過(guò)光陣文件拍攝儀拍攝的電子影像文件，真實(shí)反映文檔原貌。同時(shí)電子影像不受使用和復(fù)制次數(shù)的影響，能始終保持高質(zhì)量，而紙張卻無(wú)法相比。
4、長(zhǎng)久保存：光盤的保存條件要求比紙張低得多，保存期長(zhǎng)達(dá)一百年；無(wú)論時(shí)間的長(zhǎng)短，其上的影像仍能保持高品質(zhì)。

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